內(nèi)控管理既要深耕也要借力
——東北師范大學(xué)高校采購(gòu)內(nèi)控管理實(shí)踐與思考
隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，作為服務(wù)于教學(xué)科研和學(xué)校建設(shè)發(fā)展的高校采購(gòu)工作，在高校內(nèi)部管理中承擔(dān)著越來(lái)越重要的任務(wù)，發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。高校采購(gòu)工作具有政策性和專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、社會(huì)敏感度和社會(huì)關(guān)注度高、風(fēng)險(xiǎn)大等特點(diǎn)，始終是高校內(nèi)控管理的重點(diǎn)。如何做好采購(gòu)內(nèi)控管理，一直是高校采購(gòu)管理者必須認(rèn)真思考和重點(diǎn)解決的課題。本文結(jié)合東北師范大學(xué)采購(gòu)內(nèi)控管理工作實(shí)踐，就做好新時(shí)期高校采購(gòu)內(nèi)控管理工作談幾點(diǎn)體會(huì)。
理順管理體制和運(yùn)行機(jī)制是做好采購(gòu)內(nèi)控管理的重要前提
東北師范大學(xué)按照“管采分離、歸口管理”和“不相容崗位分設(shè)”等內(nèi)控管理要求，不斷理順采購(gòu)管理體制，優(yōu)化內(nèi)部管理流程，并從提高采購(gòu)效率、推進(jìn)公平、公正、公開(kāi)和陽(yáng)光采購(gòu)出發(fā)，建立起了一套比較完備且行之有效的工作機(jī)制。
首先，強(qiáng)化歸口管理，獨(dú)立設(shè)置采購(gòu)管理部門(mén)。2013年8月，學(xué)校成立了招標(biāo)與采購(gòu)辦公室，全面負(fù)責(zé)學(xué)校集中采購(gòu)限額以上貨物、工程及服務(wù)的采購(gòu)管理工作；2016年10月，招標(biāo)與采購(gòu)辦公室更名為政府采購(gòu)與招標(biāo)管理中心，并納入直屬單位管理序列，進(jìn)一步強(qiáng)化了采購(gòu)管理部門(mén)的政府采購(gòu)與服務(wù)職能，從而徹底實(shí)現(xiàn)了學(xué)校全部采購(gòu)工作的管采分離與歸口管理。至此，適應(yīng)新時(shí)期改革與發(fā)展需要的東北師范大學(xué)采購(gòu)管理體制基本形成。
其次，強(qiáng)化流程控制，科學(xué)規(guī)范內(nèi)部管理流程。一方面，按照“不相容崗位分設(shè)”原則要求，采購(gòu)中心制定了《學(xué)校集中采購(gòu)項(xiàng)目?jī)?nèi)控及流程管理暫行辦法》，理順了學(xué)校集中采購(gòu)項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制及實(shí)施流程（見(jiàn)圖1），進(jìn)一步明確了兩個(gè)科室及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)。另一方面，作為內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，采購(gòu)管理部門(mén)及其人員一般不具備招標(biāo)與采購(gòu)執(zhí)業(yè)資質(zhì)。對(duì)此，學(xué)校采取公開(kāi)招標(biāo)方式采購(gòu)了若干家招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，建立了學(xué)校采購(gòu)工作“對(duì)內(nèi)實(shí)行歸口管理、對(duì)外通過(guò)代理實(shí)施”的工作機(jī)制。
最后，強(qiáng)化過(guò)程監(jiān)管，創(chuàng)新采購(gòu)活動(dòng)監(jiān)督機(jī)制。為適應(yīng)紀(jì)委“三轉(zhuǎn)”帶來(lái)的變化、進(jìn)一步強(qiáng)化采購(gòu)管理部門(mén)的主體責(zé)任、加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的監(jiān)督，我們改革了招標(biāo)與采購(gòu)監(jiān)督方式，推出了招標(biāo)與采購(gòu)特邀監(jiān)察員制度，組建了由學(xué)校紀(jì)委委員、監(jiān)委委員、教代會(huì)組長(zhǎng)、部門(mén)工會(huì)主席、基層黨組織紀(jì)檢委員以及民主黨派負(fù)責(zé)人組成的特邀監(jiān)察員庫(kù)，同時(shí)完善了招標(biāo)與采購(gòu)電子監(jiān)察手段，形成了特邀監(jiān)察員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督、學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)適時(shí)遠(yuǎn)程監(jiān)督的新機(jī)制。
完善制度規(guī)范和操作流程是做好采購(gòu)內(nèi)控管理的基礎(chǔ)保障
建章立制是加強(qiáng)內(nèi)控的關(guān)鍵步驟之一。東北師范大學(xué)從保證采購(gòu)工作順利實(shí)施、最大限度地防范和化解采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)出發(fā)，以國(guó)家采購(gòu)管理法律法規(guī)為基本遵循，建立健全了一整套完善的采購(gòu)管理制度體系，從而為做好采購(gòu)內(nèi)控管理提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)和保障。
一是夯實(shí)基礎(chǔ)立規(guī)范。自2013年以來(lái)，學(xué)校先后制定了《東北師范大學(xué)采購(gòu)管理辦法》及其配套校內(nèi)采購(gòu)管理規(guī)章制度16項(xiàng)，并根據(jù)上位文件政策的變化和學(xué)校采購(gòu)工作實(shí)際加以補(bǔ)充和完善，構(gòu)建了以《東北師范大學(xué)采購(gòu)管理辦法（2022年修訂）》（東師校發(fā)字[2022]87號(hào)）為統(tǒng)領(lǐng)，配套10項(xiàng)制度的學(xué)校采購(gòu)管理制度體系。（見(jiàn)圖2）。與此同時(shí)，從明確工作職責(zé)、完善管理規(guī)范、加強(qiáng)紀(jì)律約束和強(qiáng)化內(nèi)部控制出發(fā)，不斷加強(qiáng)采購(gòu)部門(mén)內(nèi)部制度建設(shè)，制定了《東北師范大學(xué)采購(gòu)人員行為規(guī)范》等20余項(xiàng)部門(mén)內(nèi)部工作制度，從而徹底夯實(shí)了學(xué)校采購(gòu)工作的制度基礎(chǔ)。
二是強(qiáng)化執(zhí)行建流程。東北師范大學(xué)在不斷完善采購(gòu)工作制度體系的基礎(chǔ)上，從制度落實(shí)和執(zhí)行的角度出發(fā)，以指導(dǎo)具體采購(gòu)操作為目標(biāo)，認(rèn)真梳理了各類(lèi)采購(gòu)的操作流程，明確了各類(lèi)采購(gòu)事項(xiàng)辦理過(guò)程中關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的辦理主體、辦理方式、辦理時(shí)限等具體要求，從而讓全校師生在辦理任何采購(gòu)事項(xiàng)的時(shí)候都知道找誰(shuí)、怎么辦和多長(zhǎng)時(shí)間辦好，真正實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)活動(dòng)全過(guò)程的公開(kāi)、透明和可追溯。
推進(jìn)采購(gòu)管理信息化建設(shè)是做好采購(gòu)內(nèi)控管理的必要手段
隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，以大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+政府采購(gòu)”為特點(diǎn)的采購(gòu)管理信息化建設(shè)如火如荼，呈現(xiàn)出萬(wàn)馬奔騰、日新月異的良好局面。適應(yīng)這一新形勢(shì)要求，基于制度完善和流程規(guī)范的良好基礎(chǔ)，東北師范大學(xué)不斷強(qiáng)化“讓信息多跑路、讓教師少跑腿”的服務(wù)理念，利用信息化手段進(jìn)一步提升了采購(gòu)內(nèi)控管理水平。
一方面，打造“互聯(lián)網(wǎng)+”采購(gòu)管理平臺(tái)。為推進(jìn)國(guó)家政策和學(xué)校內(nèi)控管理要求的落實(shí)，利用“互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)”技術(shù)，立項(xiàng)開(kāi)發(fā)了學(xué)校采購(gòu)管理平臺(tái)。在疫情突如其來(lái)、防控任務(wù)艱巨的形勢(shì)下，通過(guò)理順工作關(guān)系、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、解決瓶頸問(wèn)題、打通系統(tǒng)堵點(diǎn)，提前半年完成了平臺(tái)一期建設(shè)，并于2020年5月15日上線運(yùn)行，徹底實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)申請(qǐng)審批“不見(jiàn)面、無(wú)紙化、一站式”的建設(shè)目標(biāo)，有效控制了傳統(tǒng)紙質(zhì)申請(qǐng)多級(jí)審批、人員流動(dòng)帶來(lái)的疫情防控風(fēng)險(xiǎn)。在此基礎(chǔ)上，有序推進(jìn)平臺(tái)二期建設(shè)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了多終端覆蓋、一站式登錄、待辦即時(shí)提醒、代理機(jī)構(gòu)委托及接單的線上辦理等功能，以完全實(shí)現(xiàn)全流程數(shù)字化管理為最終目標(biāo)的平臺(tái)三期建設(shè)項(xiàng)目也在規(guī)劃之中。
另一方面，利用已有資源推進(jìn)相關(guān)業(yè)務(wù)線上辦理。在努力建設(shè)采購(gòu)管理平臺(tái)的同時(shí)，利用學(xué)?！熬W(wǎng)上服務(wù)大廳”建設(shè)的有利契機(jī)，開(kāi)發(fā)了“校內(nèi)分散采購(gòu)公示備案”“應(yīng)急采購(gòu)結(jié)果公示”“采購(gòu)人代表授權(quán)及專(zhuān)家推薦”“采購(gòu)特邀監(jiān)察員報(bào)名”等功能模塊，并在工程類(lèi)校內(nèi)分散采購(gòu)公示過(guò)程中增加了主管部門(mén)審核環(huán)節(jié)，從而實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)相關(guān)業(yè)務(wù)流程的線上辦理，進(jìn)一步加強(qiáng)了校內(nèi)分散采購(gòu)等方面工作的內(nèi)控管理，強(qiáng)化了相關(guān)部門(mén)的主體責(zé)任，防范了采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)隱患。
東北師范大學(xué)以國(guó)家法律法規(guī)和上位文件要求為指導(dǎo)，切實(shí)加強(qiáng)采購(gòu)內(nèi)控管理，在采購(gòu)管理體制機(jī)制、采購(gòu)管理制度流程以及信息化平臺(tái)等方面加強(qiáng)建設(shè)，進(jìn)行了一系列有益的探索，取得了一定的成效。同時(shí)，我們也知道，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和國(guó)家對(duì)高等學(xué)校投入的加大，高校采購(gòu)工作將面臨更加復(fù)雜多變的形勢(shì)，高校采購(gòu)內(nèi)控管理需要我們不斷去探索、去實(shí)踐、去完善，優(yōu)化內(nèi)控管理永遠(yuǎn)在路上。
?。ㄗ髡邌挝唬簴|北師范大學(xué)政府采購(gòu)與招標(biāo)管理中心）
參展咨詢